Neue Mitarbeiter:innen sinnvoll integrieren: Warum IT-Onboarding wichtig ist

Neue Mitarbeiter:innen einzuarbeiten ist nicht leicht – der Prozess sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Das IT-Onboarding ist ein essentieller Bestandteil bei der Einarbeitung neuer Team-Mitglieder, denn ohne Zugang zu den zentralen IT-Systemen und -Tools geht heutzutage nichts. Unternehmen sollten den Onboarding-Prozess neuer Mitglieder im Team sorgfältig planen und dabei alle erforderlichen Schritte beachten, um eine effektive und sichere Integration zu ermöglichen. Welche Schritte dabei im Rahmen der IT besonders wichtig sind, darum geht es in diesem Artikel.

Die Einarbeitung neuer Team-Mitglieder ist für Unternehmen ein Schlüsselprozess, der nicht nur für die Produktivität und den Erfolg einer Organisation, sondern auch für die Zufriedenheit der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist. Das IT-Onboarding ist dabei ein wesentlicher Bestandteil dieses Vorgangs, da ein digitales Arbeiten inzwischen in allen Positionen mehr oder weniger relevant ist.

Ein sogenanntes IT-Onboarding beinhaltet die Bereitstellung der für die erfolgreiche Integration der neuen Mitarbeiter:innen erforderlichen IT-Systeme, -Dienste und -Tools. In diesem Blog-Artikel wird erläutert, wie Unternehmen ein effektives und sicheres Onboarding für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchführen können. Außerdem beinhaltet der Artikel eine IT-Onboarding-Checkliste, die Unternehmen für die Umsetzung ihres eigenen Onboarding-Prozesses als Grundlage verwenden können.

Warum überhaupt ein IT-Onboarding?

Wie kann ich mich in das System einloggen? Auf welche Bereiche habe ich Zugriff? Wen kann ich ansprechen, wenn ich mehr Berechtigungen benötige? Wo wende ich die eingesetzten Lösungen richtig an?

All diese Fragen und noch viele mehr tauchen bei Mitarbeiter:innen auf, wenn sie neu in einem Unternehmen sind und die internen Abläufe noch nicht kennen. Deshalb gibt es IT-Onboarding – dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Einstiegsprozesses für neue Mitglieder einer Organisation. Es stellt sicher, dass neue Mitarbeiter:innen über die erforderlichen technischen Ressourcen und Tools verfügen, die sie für die effektive Ausübung ihrer Aufgaben benötigen. Ein effektives Onboarding schafft somit eine solide Basis, die zur Steigerung der Produktivität und zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt und dazu führt, dass neue Team-Mitglieder optimal integriert werden.

Und das kostet Zeit. Etablierte Mitarbeiter, die sich um die Einarbeitung neuer Team-Mitgliedern kümmern, sind in dieser Zeit weniger effektiv. Um den Prozess so effizient wie möglich zu machen, ist deshalb eines unerlässlich: Standardisierung bei der Einarbeitung. Immer wiederkehrende Fragen und Informationen, die neue Mitarbeiter:innen brauchen, lassen sich optimal über Checklisten optimieren. So bleibt ausreichend Zeit, sich beim Onboarding auf das konzentrieren zu können, was niemals automatisiert werden kann: Die menschliche Komponente. Denn das wirkliche Ankommen im Team ist nur über persönliche Gespräche möglich und kann niemals nach Schema F und anhand von Checklisten automatisiert werden.

Die IT-Onboarding-Checkliste

Um Unternehmen bei der Umsetzung ihres Onboarding-Prozesses zu unterstützen, wird nachfolgend eine Onboarding-Checkliste bereitgestellt, die die wichtigsten Schritte zur effektiven und sicheren Aufnahme neuer Mitarbeiter enthält. Denn der erste Schritt ist, sich überhaupt erstmal einen individuellen Onboarding-Plan zu erstellen und in dieser wichtigen Phase nicht alles dem Zufall zu überlassen. Hierfür kann die folgende Checkliste als Grundlage dienen.

Diese Dinge gehören in einen IT-Onboarding-Plan für neue Team-Mitglieder:

• IT-Systeme & -Tools: Outlook, Teams, Photoshop, Word, Excel, Slack & Co.: Welche Tools nötig sind, hängt davon ab, welche das Unternehmen einsetzt und welchen Tätigkeiten neue Mitarbeitende nachgehen werden. Für alle nötigen Tools sind die entsprechenden Lizenzen zu beschaffen – und natürlich auch die nötige Hardware wie Notebook, Telefon, Tür-Chip etc.

Tipp für kleine Unternehmen: Beim nächsten Onboarding alle unerlässlichen Tools wie Kalender, Chat, Mail & Co. einmal notieren. Diese Liste kann als Grundlage dienen, die in Zukunft – je nach Abteilung, in welcher ein neuer Mitarbeiter beginnt –, weiter ausgebaut wird.

• Benutzerkonten & Rechteverwaltung: Alle erforderlichen Benutzerkonten müssen eingerichtet und die entsprechenden Rechteverwaltungen müssen implementiert werden. Neue Team-Mitglieder brauchen beispielwiese eine Mail-Adresse, eine VoIP-Telefonnummer, Zugang zum internen Wiki, zur Cloud und/oder vieles mehr.

Tipp: Im besten Fall stehen alle nötigen Zugänge schon bereit, wenn neue Kollegen ihren ersten Tag bestreiten – das hinterlässt direkt einen sehr strukturierten Eindruck.

• Sicherheitsüberprüfung: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Für viele Unternehmen gehört zu einem vollständigen IT-Onboarding auch, dass gewisse Sicherheitsüberprüfungen durchgeführt werden, bevor neue Team-Mitglieder Zugang zu IT-Systemen und -Ressourcen erhalten, vor allem, wenn es um schutzwürdige Daten, Finanzielles oder Buchhalterisches geht.
• Schulung & Unterstützung: Neue Mitarbeitende müssen die erforderliche Unterstützung in fachlicher und persönlicher Form erhalten, um sich schnell in ihrer neuen Rolle einfinden zu können. Im Optimalfall finden mehrere Schulungen zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten statt, anstatt eine Allumfassende – denn es ist schlichtweg unmöglich, sich am Anfang alles im Detail zu merken.
• Systemüberwachung: Unternehmen, die gewisse Systemüberwachungs- und Audit-Tools im Einsatz haben, müssen sicherzustellen, dass alle IT-Systeme und -Ressourcen bei neuen Team-Mitgliedern sicher und effizient nutzbar sind.
• Kultur & Persönliches: Kombinieren Sie die bisherigen Schritte mit geeigneten Maßnahmen, um den neuen Team-Mitgliedern die Unternehmenskultur näher zu bringen und ihnen die Möglichkeiten zu bieten, Kontakt zu den anderen Kolleginnen und Kollegen aufzubauen – so können Sie „die Neuen“ sicherlich im Handumdrehen in „alte Hasen“ verwandeln.